こんにちは、カッヅです。
常に定時退社….いや、もはや働きたくない私ですが、新卒で働き始めて数ヶ月経ったころから、月の残業時間が45時間近くになっていました。
日本にはもっと残業時間が長くて、残業100時間超えで過労死したというニュースも見ますが、月に45時間の残業でもまぁまぁつらいと思います。体力的・精神的にもつらいですが、何より平日に自分の好きなことをする時間がなくなるのが個人的にはつらいです。
そこで、色々と仕事の時短術について試行錯誤してみたので、仕事を少しでも早く終わらせたい方は参考にしていただければと思います。とりあえず残業時間を30時間ぐらいまで減らせました。
作業スピードを早くする
まずは自分の作業スピードを早くしてください。例えば…
- タイピングのスピードを早くする
- ユーザ辞書登録機能を使い入力を減らす
- ショートカットキーを覚える
- ものを探す時間を減らすために整理整頓する
- ルーティン業務はマニュアルを作成してしまう など
これらを意識するだけで仕事が早くなると思います。
1つの仕事に集中する
あなたは自然とマルチタスクをしてしまっていませんか？
複数の仕事を同時にこなしていくマルチタスクをすることで、仕事を早く終わらせることができると思っている人もいるかもしれませんが、それは違います。
マルチタスクをしていると、様々なことを同時に考えるため脳が疲れてしまい、仕事をたくさんこなした感が生まれますが、実際はどのタスクも中途半端に終わっていないという地獄のような状態になってしまいます。
そのため、マルチタスクはせずに、1つの仕事に集中してひとつずつタスクを終わらせていきましょう。やると決めたタスクが終わるまで別のタスクには手を出さず、目の前のタスクを淡々と片付けましょう。
よくやってしまいがちなのが、資料を作成している途中にメールの通知が来たのを見て、無意識にメールの返信をしてしまうパターンですね。最近ではチャットの通知もよく来るかもです。
メールの返信を終えて、資料の作成の続きをやろうとすると「どこまで作ってたっけ…？」と思い出すところから始まり、無駄な時間が発生します。
メールやチャットの通知は誰しも気になって仕事を中断させる魔力を持っているので、思い切って通知オフにしてみましょう。
冷静に考えて、リアルタイムで返事しなくてもいいですよね？会議に出席していたら返事できないですし。
私はメールやチャットツールの通知を切って、タイミングを決めて1日3回くらいしか開かなくなりました。どうしても急ぎの対応を求められる時は、電話がかかってきます。そういうアクションがなければ依頼者もその程度の温度感なのです。
仕事を手放す
自分の仕事をさっさと誰かに引き継いでしまい、手元から仕事を無くしましょう。自分が新人だったり、異動したばかりだと難しいかもしれませんが、後輩ができたらどんどん仕事を教えて、自分の仕事を引き継ぎましょう。
少し面倒かもしれませんが、特にルーティン業務ではマニュアルを作っておけば引き継ぎも簡単で、自分でなくてもその業務ができるという状況を作り出せます。
準備や教える際に少し時間が必要になりますが、それさえしてしまえば今後ずっとその仕事を自分がすることはありません。
仕事のゴールを確認する
仕事を依頼された際に、その仕事のゴールを明確にしましょう。
どうすればその仕事完了なのかを具体的に知ることは、やるべきことが明確になるため迷いがなくなり、仕事を早く終わらせる近道になります。
あいまいな依頼をしてくる人は結構いるので、依頼をとりあえず受けていると「これはどうすればいいんだろう…」と後から内容を確認するハメになります。
そうならないためにも、仕事を受ける際にちゃんとゴールを聞きましょう。
やり直しがあるのが一番時間のロスです。
なぜその仕事が必要か考える
なぜ自分はこの仕事をする必要があるのか考えましょう。わからなかったら上司に聞きましょう。
よく考えると「この仕事はする意味ないのではないか」というものが出てきます。
思考停止で仕事をしていると、実はやらなくてよかったこともしてしまっていることがあります。
また、完全に仕事をなくすことはできなくても、より早く簡単に終わる方法が見つかるかもしれません。
常に最短でゴールできる道を常に探し続けましょう。
